TEORIA ARCHIVISTICA Y SGC

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REGLAMENTOS Y NORMAS

Entre las normas específicas relacionadas con el manejo técnico y administrativo de la documentacion durante todo el ciclo vital y particularmente lo atinente a las entidades del Estado que se liquiden, fusionen o privaticen.
Decreto 1382/95: "Ordena la transferencia de la documentación historica de los organismos nacionales al Archivo General de la nación".
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?!=5995
Acuerdo o8/95 "Reglamenta la transferencia de la documentación historica de los organismos del orden nacional"
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Normas1.jsp?!=5996
Decreto 998/97 "Reglamenta la transferencia de la documentacion historica de los archivos de los organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación.
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Normas1.jsp?!=5994
Decreto 254/oo "Por el cual se expide el regimen de liquidación de las entidades públicas del orden nacional"
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Normas1.jsp?!=6050
Ley 594/00 "Ley general de archivos"
http://www.secretariasenado.gov.co/leyes/L0594000.HTM
Acuerdo 038/2002 "Por el cual se desarrolla el articulo 15 de la Ley General de Archivos"
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=10511
Acuerdo 041/2002 "Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las Entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el articulo 20 y su paragrafo"
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=10511
Acuerdo 15/ 2003 "Por el cual se adiciona un paragrafo al articulo primero del Acuerdo 041 de 2002"
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=7365
Acuerdo 02/2004 "Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados"
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=14873

FONDOS ACUMULADOS

MARCO JUDIRICO

ES ciclo vital y particularmente lo atinente a las entidades del
Estado que se liquiden, fusionen o privaticen se destacan:
Decreto 1382/95 "Ordena la transferencia de la documentación
histórica de los organismos nacionales al Archivo General
de la Nación".
Acuerdo 08/95 "Reglamenta la transferencia de la documentación
histórica de los organismos del orden nacional.
Decreto 998/97 "Reglamenta la transferencia de la documentación
histórica de los archivos de los organismos del orden nacional
al Archivo General de la Nación".
Decreto 254/00 "Por el cual se expide el régimen de liquidación
de las entidades públicas del orden nacional".
Ley 594/2000 "Ley general de archivos’. Artículo 20. Las entidades
públicas que se supriman o se fusionen deberán entregar
sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio
o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
Parágrafo. Las entidades públicas que se privaticen deberán
transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial
a la cual hayan estado vinculadas".
11 Manual de Organización de Fondos Acumulados
Acuerdo 038/2002 "Por el cual se desarrolla el artículo 15 de
la ley general de archivos 594 de 2000".

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Acuerdo 041/2002 "Por el cual se reglamenta la entrega de
documentos y archivos de las Entidades que se liquiden, fusionen
o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo".
Acuerdo 15/2003 "Por el cual se adiciona un parágrafo al
artículo primero del Acuerdo 041 de 2002".
Acuerdo 02/2004 "Por el cual se establecen los lineamientos
básicos para la organización de fondos acumulados".
12 Manual de Organización de Fondos Acumulados

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2. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Y FONDOS ACUMULADOS
Antes de abordar el tema de la organización de los fondos acumulados
es necesario definir qué son los fondos acumulados y
explicar qué se entiende por organización documental.

2.1 FONDOS ACUMULADOS

Definición. Los fondos acumulados son documentos reunidos
por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un
criterio archivístico determinado de organización y de conservación.
Los fondos acumulados son producto de la carencia de política
archivística del Estado, del desgreño administrativo y de los cambios
constantes de la administración; estos últimos se reflejan en
la liquidación, fusión y privatización de entidades así como también
en las reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones
al interior de una entidad. Esto conlleva a que la institución
concentre en sus depósitos documentación producida por la o
las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido
algunas funciones.

2.2 ¿CÓMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA INSTITUCIÓN?

Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión
ni fusión debe tenerse en cuenta la última reestructuración con el
fin de tomar esta fecha como punto límite entre las Tablas de
Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental
(TVD). Es decir, desde la última reestructuración hasta la
fecha de hoy se elaborarán unas TRD que se aplicarán en ese
Manual de Organización de Fondos Acumulados 13

CRITERIOS PARA LA ORGANIZACION DE ARCHIVOS DE GESTION Y CENTRAL

Cada dependencia reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa, este proceso da lugar a la identificación correcta de las series y subseries documentales, función básica de la gestión documental. Esta actividad se consolida en la primera fase conocida como Archivo de Gestión.El Acuerdo AGN No. 042 de 2002, “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”, formula en su Artículo 4:Organización de archivos de gestión1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseriescorrespondientes a cada unidad administrativa.3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.5) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.6) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.PARÁGRAFO: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia”.

CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRALLa instalación de los documentos en el depósito es una tarea íntimamente relacionada con la organización de fondos, consiste, en la ubicación física de todo el fondo en unidades de instalación, ya sea en cajas, legajos o libros, con la aplicación de cualquiera de los siguientes métodos:

Método 1:Consiste en reconstruir el cuadro de clasificación en el depósito, estableciendo espacios reservados para las secciones, subsecciones y series. Este sistema presenta algunos inconvenientes de difícil solución. Por un lado exige la reserva de espacio libre en las estanterías para añadir la documentación que se va agregando con el tiempo; más, como quiera que no es posible prever el crecimiento de los fondos, resulta inoperante, salvo que se trate de archivos muy pequeños y de escaso crecimiento, o de fondos cerrados. Por otra parte, supone considerar rígido el cuadro de clasificación pues no se pueden crear nuevas series cuando ello resulte imperioso.

Método 2:El sistema de numeración continua, es el más utilizado e indicado para todo archivo en crecimiento, numera las unidades de instalación mediante dígitos arábigos desde el uno en adelante.. De esta manera se logra un ahorro de espacio máximo, la localización de las unidades de instalación es rápida, sencilla y sin error, por ser la referencia un número natural.“Las transferencias documentales de cada dependencia deberán ser recibidas y cotejadas por los funcionarios del Archivo Central, se ubicarán en cajas de archivo, las cuales, se numerarán consecutivamente, respetando la estructura orgánico-funcional y los principios archivísticos; posteriormente deberán ser ubicadas en la estantería correspondiente

ORIGEN DEL DIA DEL IDIOMA EN COLOMBIA

Durante el gobierno del presidente Alfonso López Pumarejo se instituyó, mediante el Decreto 707 de 1938, que el día 23 de abril, fecha en que se cumple el aniversario de la muerte de Miguel de Cervantes Saavedra, se celebrara en Colombia el Día del Idioma.A raíz del III Congreso de Academias de la lengua Española, realizado en Bogotá en julio y agosto de 1963, el gobierno colombiano sancionó como Ley el Decreto 707 del 23 de abril de 1938, convirtiéndose así en la Ley 2a de 1960, como homenaje a tan importante certamen y en una demostración de aprecio por nuestro lengua.El Día del Idioma es un tributo a la memoria de Miguel de Cervantes Saavedra quien mereció el título de "Príncipe de los Ingenios Españoles" por su obra "El Ingenioso Hidalgo Don Quijote de la Mancha".Con dicha obra se consolidó nuestro idioma y su autor subió a la cima de la gloria compartiendo honores con Homero y Shakespeare en la Literatura Universal.Publicamos aquí el Decreto 707 del 23 de abril de 1938.DECRETO NUMERO 707 DEL 23 DE ABRIL DE 1938(Abril 23) por el cual se instituye elDIA DEL IDIOMA.El Presidente de la República de Colombia, enuso de sus atribuciones legales,DECRETA:Artículo Primero - Señálese el 23 de abril de cada año para celebrar el DIA DEL IDIOMA, como homenaje al insigne Miguel de Cervantes Saavedra.Artículo Segundo - En los establecimientos de enseñanza primaria, secundaria y normal los respectivos maestros o profesores dictarán en ese día conferencias sobre el idioma castellano, y darán lectura a trozos escogidos del QUIJOTE; o de otras obras célebres de la literatura española.Artículo Tercero - En las escuelas normales y en los colegios de enseñanza secundaria que dependan de la Nación se abrirán concursos para premiar el mejor estudio sobre el idioma castellano. Los alumnos vencedores recibirán del Ministerio de Educación Nacional un ejemplar del Quijote y una mención honorífica por sus méritos en el la propaganda y defensa del idioma patrio. La calificación de los concursos se hará por comisiones formadas por miembros de la Academia de la Lengua.Comuníquese y publíquese.
Dado en Bogotá el 23 de abril de 1938.